LA VENTAJA DE AUTOMATIZAR PROCEDIMIENTOS
Ing. Ricardo Bécares*
La automatización de procesos en el sector de ascensores se ha vuelto cada vez más importante en la gestión de las empresas de este rubro. La implementación de un software de gestión específico para empresas de ascensores puede ayudar a reducir significativamente los tiempos de gestión en el área administrativa tanto como los procesos del área técnica.
En el área administrativa, un sistema de gestión específico para empresas de ascensores permite automatizar total o parcialmente procesos como:
Facturación mensual de abonos de clientes: Tal que definiendo una vez los abonos correspondientes a cada edificio, y ajustando grupalmente los precios cuando sea necesario, el proceso de facturación en sí es con un único comando y se generan todas las facturas seleccionadas, incluso enviándolas el propio sistema automáticamente vía email a las direcciones de correo indicadas para cada cliente. Queda entonces reemplazado un proceso que es tedioso y lleva tiempo, por un comando al sistema y en pocos minutos no sólo está terminado, sino que los administradores y clientes cuentan ya con la factura en sus respectivos correos electrónicos.
Gestión de cobranzas: A través de plataformas electrónicas o digitales y la correspondiente generación automática de recibos correspondientes a los clientes. Un sistema de gestión debe estar integrado a soluciones como SirPlus, PagoMisCuentas, PagosLink, RapiPago, PagoFácil, etc., de manera que dependiendo los medios que la plataforma integra, incluso generando débitos automáticos sobre cuenta bancaria del cliente, recibir las cobranzas que se realicen mediante estas plataformas de cobro, y se generen automáticamente en el sistema los recibos correspondientes a las mismas, sin intervención del operador del sistema. Si bien otros rubros han avanzado mucho más en este tipo de cobranzas, el rubro ascensores ya cuenta con muchos clientes que la están utilizando, tal vez parcialmente, pero de a poco incrementando el porcentaje de su cobranza automatizada por esta vía. Cada porcentaje que se logre incrementar en débito automático, mediante PagoMisCuentas, etc., o mediante SirPlus que integra muchos medios de cobranza, será un porcentaje menos a gestionar de manera tradicional las cobranzas, y será un ingreso con fecha cierta de las mismas, dos grandes ventajas, sobre todo en los tiempos económicos del país.
Facturación de servicios técnicos: Es automatizada ya que al tener el mismo sistema integrado todo el proceso técnico de la empresa, adonde es registrada, cotizada y cerrada la tarea técnica, la facturación de la misma se carga automáticamente desde esos propios datos que ya contiene el sistema. Al igual que la facturación de abonos mensuales, este proceso, otrora lento, con muchas horas hombre necesarias para realizarlo, y que las empresas normalmente lo preparaban unos días antes de fin de mes, con un sistema adecuado puede realizarse de forma diaria, incluso se puede indicar con un solo comando la facturación de todos los servicios, y de esta manera adelantar la facturación podría impactar en un adelanto de la cobranza.
Registración y aplicación de cobranzas a administradores que abonan múltiples abonos y trabajos de sus clientes en una sola cobranza: Siendo esta mecánica muy habitual en el rubro de las empresas de ascensores, un sistema de gestión específico, tiene resuelta la misma de manera de tomar el pago del administrador con los valores que lo realice y poder aplicar el monto correspondiente a cada deuda de sus edificios administrados, en un proceso ágil y simple.
Proceso de compras vía orden de compras incluyendo pedidos de cotización a proveedores: Este proceso que es complejo en sí, debido a la gran cantidad de insumos que utilizan las empresas de ascensores, agravado por el contexto inflacionario actual y por ende lo efímero de los precios de costo, un sistema de gestión permite el proceso de pedido de cotización a varios proveedores, evaluación de las cotizaciones recibidas, generando las órdenes de compra a los proveedores que menor precio presenten, registro de las entregas del proveedor total o parcialmente desde las órdenes de compras, informes de pendientes de entrega, hasta la registración de la factura del proveedor referido a los comprobantes previos del circuito todo conducido internamente en el sistema por los propios circuitos administrativos previstos para un proceso tan importante y que debe ser tan controlado como las compras de la empresa.
En el área técnica, los procesos automatizables incluyen:
Mantenimiento preventivo: Que se puede predefinir para cada equipo. Es importante notar que una vez definidas las tareas mensuales y de otras periodicidades a realizar en cada equipo (ejemplo: semestralmente la verificación de seguridad o paracaídas), el sistema mismo indica cuáles tareas corresponden en el cada mes a cada equipo puntualmente, permitiendo realizar un correcto mantenimiento preventivo, según el plan que la empresa defina para cada tipo de equipo. De esta manera la empresa puede generar con un solo comando todo el plan mensual de mantenimiento de sus equipos, incluso días antes de comenzar el mes, incluyendo para cada equipo las precisas tareas que corresponde realizar en ese determinado mes, incluso asignado a cada técnico correspondiente, lo cual además permitirá controlar el avance de las mismas, no hace falta mencionar el tiempo mensual ahorrado para quienes saben de la coordinación de este tipo de tareas.
Aplicativo telefónico EvoAscensores: Que permite la entrega a cada cuadrilla en su teléfono celular de la hoja de ruta diaria, tanto de tareas de mantenimiento preventivo o reclamo a solucionar, realizar el seguimiento gps del técnico durante todo el trayecto que realice el registro de sus notas y cierre de cada tarea, se registre automáticamente el horario de trabajo sobre cada tarea, tanto como fotos y firma digital del encargado sobre la pantalla del celular, toda esta información volcada casi instantáneamente desde el aplicativo telefónico al sistema vía internet, evitando la necesidad de registro por un operador del sistema tanto como contar con toda la información que el técnico haya realizado sobre el aplicativo en el momento de terminar la reparación o mantenimiento indicados en su hoja de rutas.
Registro de tareas de guardia en el sistema: Vía el aplicativo telefónico para Android de la cuadrilla de guardia.
Posibilidad de trabajar integrado a call centers que tomen el reclamo: De manera que se registren automáticamente en el sistema y se auto-envíen al aplicativo telefónico de la cuadrilla preestablecida para atender a los mismos, en un proceso sin intervención de ningún usuario en la empresa, el reclamo queda registrado en el sistema y en la hoja de rutas del celular del reclamista.
Envío de emails automáticos desde el sistema: Avisando de la terminación de una tarea o visita realizada a quienes se indique en la ficha del edificio, bajo esta funcionalidad un sistema de gestión para empresas de ascensores puede enviar automáticamente un email avisando al cliente/administrador el cierre de la tarea, en un proceso que se podría resumir como que el técnico está en el edificio, indica en el aplicativo telefónico de su celular que la tarea fue terminada y segundos después el sistema registra este cierre y envía el email comunicando esta situación, sin intervención de ningún operador del sistema.
Este tipo de acciones no sólo evita llamados telefónicos desde y hacia los administradores para informar el estado del reclamo, sino que además resalta un cambio de procesos y tecnificación de la empresa de ascensores, mejorando su imagen ante sus clientes.
Proceso de presupuestación para las tareas que lo requieran: Permitiendo indicar insumos, mano de obra, tanto en costos como porcentajes de utilidad que se indiquen, hasta la generación del propio presupuesto entregable al cliente, quedando relacionado a la tarea determinada para su facturación al cierre técnico de la misma. Contar con una tarea presupuestada en el sistema permite automatizar su facturación, pero además como el presupuesto detalla internamente los insumos necesarios para realizar la tarea puede utilizarse ese mismo detalle como base para la entrega de los mismos al técnico encargado de realizar la tarea, generando desde ese momento la posibilidad de controlar stock por tarea desde el sistema, contando de esta manera las empresas que desean realizar control de stock con la herramienta adecuada para realizarlo incluida en su sistema de gestión.
En conclusión, la automatización de procesos en el sector de ascensores mediante la implementación de un software de gestión específico para empresas de ascensores como EvoAscensores, puede ayudar a las empresas a reducir significativamente los tiempos de gestión y mejorar la eficiencia en los procesos administrativos y técnicos, lo que a su vez puede traducirse en una mejor experiencia para el cliente y un aumento en la rentabilidad de la empresa.
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* Presidente de www.evosistemas.com.ar
