TECNOLOGIA
Acceso en tiempo real a los datos, en cualquier lugar y en cualquier momento, gracias a las aplicaciones de automatización del equipo de mantenimiento.
Fabio Pagano
Los últimos años han sido testigos de un crecimiento exponencial de los dispositivos móviles, tanto en número como en potencial. De ser teléfonos sencillos creados “sólo para llamar”, los teléfonos inteligentes ahora están siempre conectados al mundo, permitiendo así el acceso a los datos en tiempo real. Y esta es la principal interpretación de esta innovación: Acceso a los datos en tiempo real en cualquier lugar y en cualquier momento.
Al centrarse en el sector de los ascensores, esto es invaluable desde el punto de vista de los técnicos, lo que lleva naturalmente a la demanda de todo el mercado de ascensores de “aplicaciones de automatización del equipo de mantenimiento”.
Para responder a esta solicitud es necesario en primer lugar un análisis cuidadoso de las funciones requeridas, teniendo en cuenta que el desarrollo de cualquier software de una cierta complejidad lógica tiene un comienzo pero no tiene fin. Hay que tener siempre en cuenta en el ecosistema del software mundial que las apps necesariamente deben tener interfaz con (Google Maps y WhatsApp sólo por nombrar algunos), y que todo esto evoluciona constantemente.
Pero, ¿qué significan exactamente las “aplicaciones de automatización del equipo de mantenimiento”? ¿Qué debería hacer la aplicación o, mejor dicho, qué debe permitir a los usuarios hacer? ¿Qué impacto positivo puede tener para el trabajo en la oficina?
Como se mencionó anteriormente, cualquier desarrollo de software de una cierta complejidad lógica tiene un principio pero no tiene un final. En consecuencia, la respuesta a esta pregunta es una respuesta “abierta”, tanto en lo que concierne a los desarrollos futuros como a la heterogeneidad, porque cada empresa de ascensores tiene su propio modo de funcionamiento; podríamos decir un cierto sentido familiar de funcionamiento que se debe conectar sin problemas y sin forzamientos a la aplicación. Pensemos, por ejemplo, en los métodos de calcular las rondas de mantenimiento, que a menudo son diferentes entre las diversas empresas. Una simple respuesta a la pregunta “¿Qué debería permitirte la aplicación hacer?” podría ser la opción de “gestionar los trabajos realizados en las instalaciones de ascensores. Pero, ¿qué se entiende por “gestionar”?
Este verbo lejos de ser específico conlleva una libre interpretación subjetiva que no encaja con un análisis que necesariamente debe ser objetivo. La respuesta parecería aún más simple que la pregunta: El técnico recibe los datos de intervención en el teléfono inteligente y lo lleva a cabo, declarando el comienzo y el final del trabajo usando los botones apropiados. Suena simple, ¿no es así? No, en realidad no es tan simple.
Las llamadas telefónicas presentan los tipos más complejos de problemas, tanto porque la llamada es impredecible (excepto en el caso de mantenimiento predictivo mediante la combinación IoT-IA que tiene un alta probabilidad de prevenir completamente la llamada) y no programable (no es una visita de mantenimiento o una reparación) y porque a menudo presupone la necesidad de realizar diagnósticos, incluso rápidos, del problema, requiriendo la presencia de varios técnicos en los casos más complejos.
Si luego agregamos la necesidad de la comunicación en tiempo real entre la sede de la empresa y los técnicos y entre los propios técnicos, la imagen está completa o, mejor aún, se completaría si después del trabajo los técnicos no tuvieran que completar su trabajo en la oficina; el software administrativo completará las fases de facturación, incluido un informe anexo, la emisión del presupuesto de reparación en base a las sugerencias proporcionadas por técnicos, actualización de planta y tarjetas de almacén. Casi me olvido de mencionar que el cobro automático de tiempo también es fundamental, como lo es poder verificar, desde la sede de la oficina o desde la app, la intervención llevada a cabo en el momento por cada técnico para determinar su posición física (con la ayuda de GPS dicha información puede llegar incluso si el técnico está en movimiento). También es importante ser capaz de tomar fotos o grabar videos en el sistema y “adjuntarlos” a la llamada, y luego poder verlos más tarde tanto en la aplicación como en el sitio. Por último pero no por eso menos importante, tomando la firma del cliente (posiblemente también con confirmación OTP, el código OTP es una password o contraseña de un único uso) e incluyéndolo automáticamente en el informe.
Obviamente, las funciones descritas arriba deben funcionar en todos los lugares y en todos los dispositivos, con transferencia bidireccional de datos entre la aplicación y la oficina en tiempo real. Por supuesto, en vista de la digitalización de todos los procesos de negocio, la completa automatización del mantenimiento y las actividades de la oficina lleva a la eliminación de cualquier soporte de papel.
Pero la visión de una aplicación que puede ser utilizada por los técnicos para recoger los datos de la intervención, incluso si son complejos, será considerablemente reduccionista. Naturalmente los técnicos, teniendo a su disposición una herramienta tan poderosa capaz de comunicar con datos de la empresa, no debe limitarse a la recopilación de datos, sino que debe poder acceder a la información en el sistema de gestión de la empresa, en particular en la historia de la obra realizada en la instalación del ascensor, los diagramas de las instalaciones y cualquier estimación existente. En vista de optimizar tiempo y recursos, es importante reconocer el sistema por leer una tarjeta de NFC que puede estar oculta en la bandeja del técnico de mantenimiento (el NFC es una tecnología inalámbrica de alta frecuencia y de corto alcance que permite conectar dispositivos para el intercambio de datos) con la ventaja de estar seguro de que el técnico visitó realmente el sistema. La gestión del “Supervisor” debe ser una de las funciones de la aplicación de la gestión de un equipo de mantenimiento, en particular para la asignación de llamadas, anulación, gestión de las llamadas devueltas, resumen de actividades en curso, ,que se puede consultar tanto en el sitio como estando en viaje.
Lo anterior debe ser válido para todo tipo de intervención, no sólo para llamadas sino también para las visitas de mantenimiento, asistencia en inspecciones, reparaciones, montaje de nuevos sistemas, con algunas especificidades. Por ejemplo, en visitas de mantenimiento, viendo la programación, es imprescindible y mejor si se pide en forma remota desde la posición actual para optimizar los tiempos de viaje, mientras en las visitas de inspección los técnicos deben ser capaces de indicar el resultado, la entidad y cualquier prescripción a partir de las cuales luego en la oficina se puedan generar automáticamente las estimaciones (con acta adjunta).
En reparaciones y la actividad específica de montaje (montaje de la parte eléctrica, montaje de la parte mecánica) debe indicarse cómo puede dar luz verde a la facturación. Es más, existe la necesidad de las empresas del mismo grupo de compartir sistemas entre técnicos de varias empresas: En este caso, el técnico debe por lo tanto ser capaz de ver y gestionar no sólo el sistema de la empresa a la que pertenece, sino también sistemas de otras empresas del mismo grupo asignado. Otra característica esencial de una aplicación es que también se puede usar a través de un navegador o cualquier dispositivo con un navegador.
Por lo tanto, como se explicó, la automatización del equipo de mantenimiento ciertamente no es atribuible (o reducible) a “el técnico que lleva a cabo la intervención de los datos que él / ella reciben en el Smartphone”. En algunos aspectos, la complejidad es mayor que la realización de un ERP de gestión software (siglas en inglés de Planificación de Recursos Empresariales), aunque sólo sea por el continuo flujo bidireccional de los datos, con operaciones simultáneas de técnicos y de la oficina, sin considerar las llamadas recibidas de call centers externos e insertados automáticamente en la base de datos de la empresa con notificación inmediata al técnico. Seguramente hay más aspectos y funcionalidades (incluso avanzadas) a considerar que los discutidos en este artículo. Sin embargo, espero haber proporcionado una visión general de lo que una aplicación de gestión del equipo de mantenimiento debe prever para realizar las actividades de los técnicos y de la oficina de la empresa con eficiencia y efectividad.
La gestión de supervisores debe ser una de las funciones de una aplicación para gestión de un equipo de mantenimiento, en especial para asignación de llamadas, anulación, manejo de llamadas devueltas, resumen de actividades en curso, que puede ser consultado tanto en el sitio web como en la calle.
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Fuente: ANACAM Magazine
